Saisine par voie électronique : conditions générales d’utilisation

Depuis le 7 novembre 2016, tout usager peut saisir les administrations (services de l'État, collectivités territoriales comme par exemple la mairie, organismes de service public ou de sécurité sociale) par voie électronique, au lieu de se déplacer ou d'envoyer un courrier.

 Quelle type de démarche puis-je faire par voie électronique ?

Grâce au formulaire « contactez nos services », vous pouvez envoyer un document à un service pour compléter un dossier, envoyer une information à la commune, ou demander un renseignement.

Mais vous pouvez aussi utiliser ce formulaire pour effectuer certaines démarches, comme par exemple :

  • inscription scolaire :
    pour inscrire un enfant, vous devez prendre rendez-vous avec le service Affaires Scolaires.
    Lors de cette rencontre, vous pourrez faire le point sur votre dossier d'inscription et aborder tous les sujets utiles au bon déroulement de la scolarisation.
    Utilisez le formulaire pour préparer l'inscription d'un enfant à l'école en nous faisant parvenir les pièces nécessaires à l'inscription : une copie du livret de famille, une copie des vaccins, un justificatif d'adresse, une attestation pour le quotient familial.
  • demande d'intervention concernant les espaces verts, la voirie, les réseaux, la maintenance des bâtiments communaux.
  • contrôle d'une installation d'assainissement collectif (en cas de vente d'un bien ou en cas de branchement neuf).
  • permission de voirie.
  • signaler un nid de frelons asiatiques

Comment faire une saisine par voie électronique ?

Le formulaire « contactez nos services » est un téléservice vous permettant de faire une saisine auprès des services de la commune de Guichen.

Lorsqu'il existe un téléservice dédié, l'usager doit saisir l'administration uniquement par le biais de celui-ci pour l'accomplissement de sa démarche administrative par voie électronique.

Les autres modes de communication (accueil physique, téléphonique, fax...) restent bien entendu possibles.

Toutefois, des exceptions existent pour certaines démarches, qui ne peuvent en aucun cas se faire par voie électronique.

Le droit de saisine électronique ne s'applique pas aux envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d'information.

Consultez l'ensemble de la réglementation sur service-public.fr.

Ce qu'il faut savoir pour bien faire votre saisine

Afin de bien traiter votre demande, le formulaire  « contactez nos services » vous demande de vous identifier et de laisser des coordonnées pour vous contacter.

Les entreprises et associations devront préciser leur numéro d'inscription au répertoire national.

L'usage de la langue française est obligatoire.

Une adresse de courriel valide (adresse e-mail, courrier électronique) est requise.

En effet, après envoi du formulaire, un accusé d'enregistrement de la demande est envoyé au courriel indiqué dans un délai d'un jour ouvré.

Si aucun accusé d'enregistrement n'est transmis à l'issue de ce délai, vous devrez refaire votre demande après avoir vérifié que votre courriel est bien valide.

Vous pourrez joindre jusqu'à 4 pièces jointes à votre demande. La taille maximale autorisée de chaque pièce jointe est de 5Mo.

Les formats acceptés sont pdf, jpg ou jpeg. Le cas échéant, si la démarche le nécessite, les formats suivants pourront être utilisés : odt, ods, txt, csv, gif, png, doc, docx, xls, xlsx.

Vous recevrez au courriel indiqué, dans les 10 jours à compter de votre envoi, un accusé de réception confirmant que le service compétent a reçu votre demande.

Vous pourrez compléter votre demande initiale en remplissant en ligne un nouveau formulaire ou, sur l'invitation du service instructeur, en s'adressant directement par courriel au service mentionné dans l'accusé de réception.

Pensez à préciser la référence de votre première demande, figurant dans l'objet de votre accusé d'enregistrement.

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Ce droit pourra être exercé conformément aux mentions relatives à la protection des données personnelles prévues à cet effet et accessibles sur le site à partir duquel vous avez saisi l'administration par voie électronique.

A propos des démarches pour lesquelles le silence de l'administration vaut acceptation de la demande (silence vaut accord)

Si une administration ne vous répond pas pendant plus de 2 mois, votre demande est considérée acceptée, sauf exceptions.

Pour certaines demandes, l'acceptation peut être acquise après un délai différent. Dans d'autres cas, le silence gardé sur une demande vaut refus. Tous ces cas d'exceptions sont prévus par les textes.

Recherchez si votre démarche est concernée sur ce service en ligne ou consultez l'ensemble des exceptions sur Légifrance.

Notez que, de manière générale, le silence vaut accord ne s'applique pas aux demandes suivantes :

  • Inscription à un service public dont l'accès est limité par la prise en compte des capacités d'accueil

  • Attribution de distinction honorifique

  • Parutions ou encarts sur les supports de communication, petites annonces (journal municipal, site internet)

  • Réalisation de prestations de service ou de travaux

  • Délivrance de fournitures ou matériels


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